Si les grandes entreprises ont coutume de mettre en place un processus budgétaire, cet outil est nettement moins utilisé au sein des TPE et PME qui, souvent, le jugent complexe, voire fastidieux. Pourtant, la mise en place d’un processus budgétaire est accessible même pour les petites structures, à condition que les étapes de mise en œuvre soient scrupuleusement respectées. C’est un outil de pilotage qui permet d’avoir une certaine visibilité, d’autant plus indispensable en période de crise économique et sanitaire. Explications.
Processus budgétaire en entreprise : à quoi ça sert ?
Le processus budgétaire est un outil qui, en contrôle de gestion, retranscrit les orientations stratégiques de l’entreprise en produisant une vision chiffrée de l’avenir. Il s’agit d’une sorte de tableau de bord qui vise à piloter et fixer la stratégie de l’entreprise.
Il permet ainsi de :
- déterminer les investissements prioritaires ;
- ajourner des dépenses ;
- fixer des objectifs aux opérationnels.
Plus largement, le processus budgétaire permet d’améliorer les prises de décision, d’identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent (difficultés de trésorerie, etc.) et, donc, de gérer l’argent plus effacement.
À noter : le processus budgétaire doit être adapté au fur et à mesure. Il fait l’objet de plusieurs allers-retours entre la direction et les opérationnels, afin d’affiner les budgets alloués.
Comment mettre en place un processus budgétaire?
La mise en place d’un processus budgétaire ne s’improvise pas. Elle s’effectue en différentes étapes.
Réunir vos chefs d’équipe
Le processus budgétaire est un projet d’entreprise, dans lequel il est primordial d’impliquer tous les services. C’est pourquoi il convient de réunir les différents chefs d’équipe de votre entreprise, afin qu’ils exposent le bilan de l’année écoulée et leurs perspectives. Cette remontrée d’informations permet de définir les besoins de chacun et de dessiner les premières prévisions.
De votre côté, cette réunion est l’occasion de redéfinir :
- les axes de développement de l’entreprise ;
- les opportunités ;
- les menaces qui pèsent sur elle et sur le marché dans lequel elle évolue – un point particulièrement important en ces temps d’incertitude sanitaire et économique.
Il est indispensable de faire preuve de pédagogie et d’écoute à cette étape de la mise en place du processus budgétaire. Vous pourrez échanger avec chaque chef d’équipe pour définir le budget de chacun – un prérequis incontournable pour que celui-ci soit respecté.
Sachez par ailleurs que cette réunion doit se dérouler entre deux et quatre mois avant la clôture de votre exercice comptable.
Élaborer un rétroplanning
Il convient ensuite d’élaborer un rétroplanning et de désigner un responsable (directeur financier, expert-comptable, contrôleur de gestion, etc.) au sein de l’entreprise, susceptible de rédiger une note budgétaire compilant l’ensemble des prévisions et des objectifs fixés.
Ce document comprend :
- une estimation des frais généraux et commerciaux ;
- les investissements en recherche et développement ;
- les opérations financières ;
- les prévisions des ventes ;
- l’évaluation des besoins en fonds de roulement…
Après avoir défini les tâches de chacun, il s’agit de déterminer les délais. Chaque tâche peut prendre entre deux et six mois.
Chiffrer les orientations budgétaires
Une fois la note budgétaire terminée, il faut chiffrer vos orientations budgétaires. De quoi définir le chiffre d’affaires, les marges et la rentabilité prévisionnelle en fonction des recettes et dépenses passées, en cours et à venir. Ces données chiffrées peuvent être consignées dans un simple tableur, ou dans un outil de gestion plus sophistiqué.
Finaliser le budget
Une fois les orientations budgétaires chiffrées, il est temps de réunir de nouveau les responsables de service pour arrêter définitivement le budget. Cet ultime point permet de recadrer les priorités et d’effectuer les derniers ajustements en termes d’investissements.
Un document de synthèse doit ensuite être envoyé aux différents chefs de service. Il reprend à la fois les objectifs à atteindre et les moyens alloués à chaque service.
👉 Bon à savoir
Un processus budgétaire peut être amené à évoluer. Il est important d’effectuer un suivi mensuel, voire trimestriel, de vos performances afin de prévoir, si nécessaire, des actions correctives. Il se peut en effet que vos ventes soient finalement plus ou moins importantes que prévu. Pour ce faire, vous devrez organiser régulièrement des réunions avec les chefs de service.
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