Politique de protection des données personnelles

Politique de protection des données personnelles

du Groupe Olinn

Le Groupe Olinn appartenant au Groupe Crédit Agricole Leasing and Factoring s’engage à ce que les traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, applicable depuis le 25 mai 2018 et à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée applicable sur le territoire français.

La présente politique de protection des données personnelles est mise en œuvre par le Groupe Olinn, composés des sociétés suivantes :

• Olinn SAS (RCS Nanterre 839 313 095)
• Olinn Finance (RCS Nancy 483 140 935),
• Direct Lease (RCS Tours 479229072),
• Olinn Belgium (société de droit belge, numéro d'entreprise 0474.106.997),
• Olinn Luxembourg S.A.R.L (société de droit luxembourgeois, RCS B171176),
• European Marketing Group (société de droit luxembourgeois, RCS B16575),
• Olinn Deutschland GMBH (société de droit allemand, Frankfurt am Main HRB 111997),
• Olinn Suisse S.A.R.L (société de droit suisse, IDE CHE-106.102.332),
• Olinn Italia S.R.L (société de droit italien, REA MI - 2587629),
• FACTUM IBERICA S.L (société de droit espagnol, NIF B01661669),
• Olinn Mobile (RCS Nanterre 807 510 649),
• Olinn IT (RCS Montpellier 508 642 832),
• Olinn Services (RCS Aix-en-Provence 326 991 528).

_ A qui s’adresse cette politique ?

La présente politique vous est destinée en tant que personne physique concernée par un traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par le Groupe Olinn, que vous agissiez en tant que particulier à titre privé ou dans le cadre d’une activité professionnelle.

Elle vous concerne notamment si vous êtes : client ou ancien client, prospect, signataire représentant de la personne morale, associé, prestataire, partenaire, fournisseur, garant ou caution, ayant droit ou participant à un dossier de financement ou autre tiers personne physique notamment immatriculée au registre du commerce et des sociétés. 

_ Le Délégué à la Protection des Données Personnelles

Le Groupe Olinn a désigné un Délégué à la Protection des Données que vous pouvez contacter pour toute information complémentaire ou exercer vos droits en application du RGPD (voir paragraphe « Les droits des personnes concernées »).

_ Les finalités du traitement et les fondements juridiques des traitements

Le Groupe Olinn agit en qualité de Responsable de traitement au sens de la réglementation sur la protection des données à caractère personnel.

Le Groupe Olinn s’engage à respecter toutes les obligations lui incombant résultant de la réglementation applicable au traitement de données à caractère personnel, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, applicable à compter du 25 mai 2018.

Conformément à ses engagements, le Groupe Crédit Agricole Leasing and Factoring auquel appartient le Groupe Olinn ne commercialise pas les données personnelles de ses clients.

Les données à caractère personnel des personnes concernées recueillies, par le Groupe Olinn en qualité de responsable du traitement, à l’occasion de la signature ou en cours d’exécution d’un contrat, pourront faire l’objet de traitements automatisés ou non et être principalement utilisées par Olinn pour les finalités suivantes :

• sur le fondement juridique de l’exécution du contrat ou de l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du prospect, du client ou du partenaire :
  • La gestion, l’étude et l’octroi de financement, l’évaluation et la gestion du risque. L’octroi pourra faire l’objet d’un traitement en tout ou partie automatisé ou bien effectué par un collaborateur du Groupe Olinn. Lorsque le signataire intervient pour le compte d’une personne morale cliente, ces traitements sont mis en œuvre sur le fondement juridique de l’intérêt légitime du Groupe Olinn de conclure le contrat avec la personne morale cliente ;
  • La gestion et la mise en place de prestations de services (gestion de parc, reprise et reconditionnement, configuration et réparation de matériel informatique etc.).
  • La gestion de l’activité d’achat et de vente de matériel informatique (neuf ou de seconde main).
• sur le fondement juridique de l’exécution du contrat :
  • la mise en place et la gestion du contrat, la gestion des demandes du signataire ainsi que des produits et services souscrits. Lorsque le signataire intervient pour le compte d’une personne morale cliente, ces traitements sont mis en œuvre sur le fondement juridique de l’intérêt légitime du Groupe Olinn de conclure le contrat avec la personne morale cliente et d’assurer la bonne exécution du contrat entre le client et Olinn.
• sur le fondement juridique de l’obligation légale :
  • la détection des actes réalisés dans le cadre des activités présentant une anomalie, une incohérence ou ayant été signalés comme pouvant relever d’une fraude.
  • l’application des dispositions européennes et nationales en vigueur en matière de prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, et les sanctions financières nationales et internationales. Sont ainsi mis en œuvre des traitements de données permettant le contrôle des dossiers réglementaires clients, actionnaires, dirigeants, bénéficiaires effectifs, apporteurs et fournisseurs au regard des listes internationales pendant toute la durée de la relation d’affaire, ainsi qu’une surveillance des transactions réalisées.
  • les données comptables et les pièces justificatives pourront être conservées pendant une durée déterminée par le réglementation en vigueur.
• sur le fondement juridique de l’intérêt légitime :
  • Le recouvrement, la cession de contrat ou la cession de créances ainsi que la gestion des incidents de paiement. L’intérêt légitime du Groupe Olinn est de procéder au recouvrement de ses créances ou de former des demandes en justice pour la protection de ses intérêts ou ceux des clients.
  • L’application des dispositions de l’OFAC (Office of Foreign Assets Control) en vigueur en matière de prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, et les sanctions financières internationales. Sont ainsi mis en œuvre des traitements de données permettant la vérification des clients, actionnaires, dirigeants, bénéficiaires effectifs, apporteurs et fournisseurs au regard des listes internationales pendant toute la durée de la relation d’affaire, ainsi qu’une surveillance des transactions réalisées. L’intérêt légitime du Groupe Olinn est de renforcer les programmes de conformité à la réglementation sur les sanctions internationales.
  • La prospection commerciale pour les professionnels et entreprises, la réalisation d’animations commerciales et de campagnes publicitaires, d’enquêtes d’opinion et de satisfaction et d’études statistiques. L’intérêt légitime du Groupe Olinn est de proposer ses offres existantes, nouvelles ou promotionnelles à ses clients, prospects et partenaires mais aussi de mesurer et d’atteindre leur satisfaction, tout en améliorant ses produits et services.
• sur le fondement juridique du consentement :
  • La prospection commerciale par voie électronique pour la clientèle des particuliers.

Afin de vérifier et d’enrichir nos bases de données, nous sommes également susceptibles de collecter des données personnelles auprès :

• de nos partenaires commerciaux avec lesquels vous êtes entré en relation ou des tiers tels que des courtiers de données, sous réserve que vous ayez consenti au transfert de vos données ;

• des publications/bases de données mises à disposition par des autorités ou des tierces parties officielles (exemple : BODACC, le Journal Officiel de la République française, le Registre du commerce et des sociétés) ;

• des sites Internet/pages des réseaux sociaux d’entités juridiques ou de clients professionnels, contenant des informations que vous avez rendues publiques ;

Les données à caractère personnel du signataire traitées pour les finalités ci-dessus sont nécessaires à l’exécution du contrat, à la poursuite des intérêts légitimes du Groupe Olinn ou de la mise en œuvre d’une obligation légale et ce, dans le respect des libertés et droits fondamentaux du signataire. Ces données pourront être conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées tel que mentionné ci-dessus. Elles seront ensuite supprimées.

_Les durées de conservations

Une fois les finalités de traitement des données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou réglementaires imposant de conserver certaines données, nous procédons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données. La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.

Les durées de conservations applicables aux traitements réalisés en dehors du territoire français varient en fonction des lois et réglementations locales de chaque pays.

_ Les destinataires des données personnelles collectées et traitées

Pour réaliser les finalités listées ci-dessus, le Groupe Olinn sera amené à communiquer ces données à toute entité du Groupe Crédit Agricole Leasing and Factoring dans lequel il appartient, en cas de mise en commun de moyens ou de regroupement de sociétés ainsi qu’à des sous-traitants participant notamment à l’offre de produits et services dans les limites nécessaires à l’exécution des finalités décrites ci-dessus.

Par exception, ces données personnelles pourront être communiquées et archivées pour satisfaire aux obligations légales et/ou réglementaires et/ou encore pour répondre aux demandes des autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées.

Lorsque le contrat de location bénéficie de la garantie d’un tiers, ces données seront également communiquées à ce tiers à des fins de gestion, de mise en œuvre et de suivi de la garantie.

_ Le transfert des données hors Union Européenne

En raison de la dimension internationale du Groupe Crédit Agricole Leasing and Factoring auquel appartient le Groupe Olinn et des mesures prises pour assurer l’utilisation d’outils informatiques ainsi que la sécurité des réseaux informatiques et des transactions, ou encore dans le cadre de la mise en commun des moyens, d’opérations de maintenance informatique ou de gestion des opérations, les traitements visés ci-dessus sont susceptibles d’impliquer des transferts de données à caractère personnel vers des pays non-membres de l’Espace Économique Européen, dont les législations en matière de protection des données à caractère personnel différent de celles de l’Union Européenne.

Dans ce cas, un cadre précis et exigeant, conforme aux modèles adoptés par la Commission européenne, ainsi que des mesures de sécurité appropriées, assurent la protection des données à caractère personnel transférées.

_ La sécurité de vos données

Le Groupe Olinn met en œuvre en coordination avec les autres Entités du Groupe Crédit Agricole Leasing and Factoring auquel il appartient, les mesures organisationnelles et techniques requises, afin de renforcer la protection des données des personnes physiques selon les exigences de la réglementation en vigueur.

Ainsi des mesures organisationnelles (formation des collaborateurs, procédures et processus, schéma délégataire, audits, certifications, dispositif de gestion de crise et cyber crise, etc.), juridiques (mentions et mesures contractuelles, sur les contrats et conventions, sites web, courriers, courriels, enquêtes, etc.) et techniques (cryptage et chiffrement, contrôle des accès Réseau Serveurs et Postes de Travail, piste d’audit, protocoles d’accès et transferts sécurisés, revues et audits de sécurité, tests d’intrusion et de vulnérabilité, exercices de cyber crise, etc.) sont pratiquées en interne et avec nos sous-traitants et partenaires, en accord avec la Politique Sécurité du Groupe Crédit Agricole, pour la mise en conformité au regard de la réglementation sur la protection des données personnelles et l’exercice de vos droits.

_ Les droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation en vigueur, les personnes concernées par nos traitements disposent d’un droit d’accès et de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, ainsi que du droit à la portabilité de leurs données personnelles. Les personnes concernées disposent également du droit de donner des instructions spécifiques ou générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données personnelles, applicables après leurs décès.

Les personnes concernées peuvent également à tout moment s’opposer au traitement de leurs données pour des raisons tenant à leur situation particulière et s’opposer sans motif à la prospection commerciale.

Les personnes concernées disposent du droit de s’opposer à un traitement entièrement automatisé, de contester la décision, d’exprimer leur point de vue et d’obtenir une intervention humaine de la part du Groupe Olinn.

Lorsque le traitement a pour base légale le consentement, elles peuvent à tout moment retirer leur consentement.

Il est précisé que l’exercice de certains de ces droits, notamment une opposition relative aux traitements liés aux sanctions internationales de l’OFAC qui peut entraîner, au cas par cas pour le Groupe Olinn, l’impossibilité de fournir le produit ou le service attendu.

Les personnes concernées peuvent s’informer ou exercer leurs droits, ainsi que contacter le Délégué à la Protection des Données Personnelles en écrivant par :

• lettre simple à l’adresse suivante : Olinn – Délégué à la Protection des données personnelles – Direction de la Conformité -  Tour Initiale, 1 Terr. Bellini 22ème étage, 92800 Puteaux (les frais de timbre étant remboursés sur simple demande).

• courriel à l’adresse suivante :  rgpd@olinn.eu

Les personnes concernées peuvent également introduire une réclamation auprès de l’autorité de supervision locale et notamment, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL - https://www.cnil.fr) pour les traitements opérés en France, autorité en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel.