E-facture, télétravail, RSE : la transition numérique est au cœur des préoccupations de nombreuses entreprises. Mais quels sont les enjeux de la transformation digitale ? Que faut-il prioriser dans le cadre d’un projet aussi structurant et innovant ? Et comment piloter le financement du matériel informatique nécessaire à cette évolution technologique cruciale pour les organisations ?
Quelles sont les étapes clés d’un projet de transformation numérique en entreprise ?
La transformation numérique des entreprises comprend généralement plusieurs temps forts.
1. Accordez du temps à la réflexion stratégique
La transition numérique d’une entreprise est réfléchie et organisée en amont. Dans un premier temps, il s’agit de déterminer le niveau maturité digitale de l’entreprise au moyen d’un audit de l’existant. On s’intéressera à différents éléments :
- les canaux de présence en ligne de l’entreprise ;
- les différents types d’outils utilisés ;
- les procédures relatives à la circulation des documents au sein de l’entreprise ;
- la communication ;
- l’organisation interne...
Ce travail d’audit digital aide à mettre en lumière la marge de progrès de l’entreprise, notamment par rapport aux dispositifs à dématérialiser. En complément de l’audit, un benchmark doit être réalisé. Il permet de relever différentes informations :
- le positionnement de l’entreprise sur son marché ;
- les forces et faiblesses des concurrents (grands et petits acteurs) ;
- le caractère porteur ou non du marché de l’entreprise.
Le benchmark digital facilite l’identification de leviers de croissance exploitables pour l’entreprise.
L’audit et le benchmark sont véritablement indispensables pour mener tout projet de transformation numérique à bien. Sans eux, il n’est pas possible d’identifier l’ensemble des enjeux et les objectifs à atteindre, mais aussi d’élaborer une stratégie efficace.
2. Priorisez les process à digitaliser
En fonction des forces et faiblesses identifiées, il est essentiel de déterminer des problématiques sur lesquelles avancer en priorité. Du repositionnement à la dématérialisation, en passant par l’automatisation : la stratégie privilégiée varie selon les entreprises.
En collaboration avec les autres acteurs du projet de transition digitale, classez les actions à réaliser en fonction de leur importance et de leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise à moyen terme.
3. Accompagnez l’engagement de vos collaborateurs
L’engagement des collaborateurs passe par leur intégration au projet le plus en amont possible. En effet, cette intégration participe à la réduction de la résistance aux changements induits par la transition numérique. Elle est possible par différents moyens, à savoir l’audit, les formations, la communication interne, les phases de test, etc.
La communication interne et les formations sont particulièrement importantes. La première doit servir à démontrer les avantages concrets de la transition numérique pour le quotidien des collaborateurs. DSI et service communication doivent donc travailler en bonne entente.
Les formations aident quant à elles à rassurer les collaborateurs sur leur capacité à s’adapter au changement.
4. Prévenez les risques cyber liés à la digitalisation
La transformation digitale d’une entreprise l’expose à davantage de risques. Chaque application et logiciel utilisé par les collaborateurs est en effet susceptible de faire l’objet d’une cyberattaque. Ce type d’attaque peut entraîner des pertes financières significatives et/ou des pertes d’informations confidentielles.
Pour limiter le risque cyber, plusieurs actions peuvent être mises en place par la DSI, à commencer la sensibilisation des salariés aux risques liés aux outils qu’ils utilisent. La DSI doit aussi :
- veiller à ce que la cybersécurité soit prise en compte dès la genèse d’une transformation ;
- choisir des applications et des logiciels fiables ;
- effectuer des tests d’intrusion ;
- réaliser un audit de configuration des serveurs.
5. Choisissez la solution digitale la plus adaptée à votre organisation
Le choix des technologies à privilégier pour la transformation de l’entreprise est déterminant. Ce sont principalement les besoins de l'entreprise qui guident les décisions. Selon que l’on travaille sur l’amélioration de la relation client, l’optimisation des processus ou encore l’amélioration de la qualité, les priorités ne seront pas les mêmes. Il faut également prendre en considération le coût et la facilité de prise en main des outils.
Cloud, CMS, CRM, vidéoconférence ou encore IoT… Quelle que soit la solution choisie, il faudra impérativement favoriser l’interopérabilité entre les technologies afin de faciliter leur utilisation et le recueil des données.
Le saviez-vous ?
Les entreprises peuvent se faire accompagner dans le cadre de leur transformation numérique. Elles peuvent par exemple demander l’intervention d’un professionnel pour la phase d’audit. L’aide peut aussi prendre la forme de subventions. Pour connaître toutes les aides proposées aux entreprises, n’hésitez pas à vous rendre sur le site France Num, portail de la transformation numérique des entreprises.
Transition numérique : quels services digitaliser en premier ?
La transformation digitale d’une entreprise est un chantier nécessitant du temps, des collaborateurs, mais aussi et surtout des fonds. Afin d’étaler l’investissement à réaliser et d’éviter de perturber les activités de l’entreprise, il est préférable de définir des priorités sur lesquelles avancer.
Ces priorités varient d’une organisation à l’autre. L’entreprise peut par exemple avancer, au choix, sur :
- Le pôle RH. Le logiciel de paie ou l’ERP constituent généralement des pistes de travail.
- Le service commercial. Les solutions permettant de signer des documents électroniquement (en vue faciliter la conclusion des ventes) et le CRM sont des solutions à envisager.
- Le service administratif et financier. Signature électronique, dématérialisation des documents comme les factures, logiciels : il existe plusieurs axes de travail.
- Le pôle transport. La gestion et la géolocalisation des flottes de véhicules présentent par exemple un enjeu particulier pour les gestionnaires de flotte.
- Le pôle marketing. Optimisation ou refonte du site web (à penser avec des UX designers), CRM, marketing automation, inbound marketing : là aussi, les options ne manquent pas.
Quelles que soient les solutions choisies en matière de processus ou d’outil, un impératif doit guider l’équipe pilotant la transformation numérique : aider chaque salarié à se concentrer davantage sur son cœur de métier et à s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée, afin d’optimiser les performances.
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Achat ou location : comment financer le matériel informatique ?
La digitalisation des process s’accompagne d’un investissement en matériel informatique pour piloter les solutions déployées et relier les collaborateurs au SI. Une adaptation d’autant plus nécessaire dans un contexte de démocratisation du télétravail, ou lorsque les équipes sont régulièrement en mobilité. La gestion du parc informatique se complexifie avec des ordinateurs portables, des smartphones et des tablettes en complément des traditionnels postes de travail « sur site ». Le projet de transformation digitale doit donc anticiper ce sujet en arbitrant entre deux options : achat ou location.
Le schéma classique pour une entreprise consiste à acheter son matériel informatique afin d’en être propriétaire. Financièrement, il est en effet possible de l’amortir sur la durée puis de le revendre lors de son renouvellement. Néanmoins, devenir propriétaire de son parc informatique implique un effort financier important qui va peser sur la trésorerie, sans compter le temps dédié à la gestion qui vient alourdir la charge de la DSI.
La location du matériel informatique va apporter davantage de souplesse à l’entreprise. Vous ne payez que l’usage sous la forme d’un loyer mensuel, ce qui ne nécessite pas d’apport et vous permet de préserver votre capacité d’investissement tout en optimisant vos bilans financiers. Par ailleurs, la location informatique s’accompagne de services garantissant une maintenance performante et un renouvellement régulier des appareils, afin de bénéficier en continu d’un matériel fiable et performant.
Cette solution de gestion du parc informatique est donc particulièrement adaptée à la digitalisation de l’activité, dans la mesure où elle permet de déployer de nouveaux projets sans mobiliser de capitaux importants.
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Transformation digitale : un chantier transversal
Lorsque l’on revient à la définition de la transformation numérique des entreprises, c’est un projet qui désigne l’intégration des technologies digitales au sein des organisations couplée à la mise en œuvre de changements organisationnels essentiels à l’exploitation des nouveaux outils choisis.
En 2020, un dirigeant de TPE sur trois considérait la transformation numérique comme une opportunité et huit sur dix affirmaient avoir déjà déployé des solutions numériques d’après une étude Sage.
La transition numérique, à quoi ça sert ?
Plusieurs enjeux sont généralement associés à la transformation digitale :
- fidéliser les collaborateurs, qui ne sont pas acquis à l’entreprise ;
- conserver et améliorer les performances de l’entreprise, en redéfinissant certains processus de travail et en recourant à l’automatisation (ou la semi-automatisation) d’une partie des tâches ;
- améliorer l’expérience client, par exemple grâce à un site web bien pensé ou à la création d’une application mobile ;
- innover, par le biais de nouveaux produits ou concepts.
Le saviez-vous ?
À la fin de l’année 2020, l’Acsel, l’association de l’économie numérique, a publié la 4e édition de son baromètre « Croissance et digital ». Il en ressort que le digital constitue un moteur de croissance pour les entreprises (à hauteur de 68 %). Il a par ailleurs constitué un véritable bouclier pour les entreprises prises de court par la crise sanitaire en 2020.
Avec qui mener la transformation digitale de votre entreprise ?
La transformation numérique d’une entreprise est un projet global devant mobiliser l’ensemble des collaborateurs. Il faut toutefois distinguer d’une part la direction générale, la DSI et la direction des ressources humaines, qui portent le projet et définissent les orientations, et d’autre part les salariés. Auprès de ces derniers, l’entreprise a un important travail de sensibilisation à mener en amont et pendant la mise en œuvre des différents chantiers, afin de réduire au minimum les éventuelles réticences.
Bon à savoir
Des différences sont parfois à noter d’une entreprise à l’autre, concernant les acteurs impliqués dans le projet de transformation numérique.
À quoi la transformation numérique va-t-elle ressembler demain ?
Concernant l’avenir de la transition numérique, une tendance semble se dessiner : l’accélération au sein des entreprises. Cette accélération trouve en partie sa source dans la crise sanitaire, le confinement et l’entrée fracassante du télétravail dans le quotidien des entreprises.
La situation inédite a en effet conduit nombre d’entreprises à agir dans l’urgence et à faire un pas vers le numérique. Elles ont modifié leur organisation sans délai pour être plus agiles et ont adopté de nouveaux outils.
La suite pour certaines DSI va parfois consister à repenser l’infrastructure informatique. Des ajustements peuvent par exemple être nécessaires quant au choix des outils et du matériel à utiliser en interne sur le long terme. Cette nouvelle infrastructure devra notamment prendre en considération des éléments comme la problématique du télétravail, qui devient centrale pour les entreprises. Dans le secteur de l’industrie, on s’intéressera par exemple au remote monitoring pour optimiser l’organisation et renforcer l’efficacité opérationnelle.
L’avenir de la transformation digitale se conjugue aussi avec la sécurisation des données et le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données). Système de stockage, back up, cyberattaques : les problématiques auxquelles s’attaquer sont multiples.
Enfin, l’amélioration de la vente en ligne deviendra également un enjeu pour les entreprises. La crise sanitaire l’a montré : la présence et la visibilité en ligne deviennent déterminantes.
Olinn vous accompagne dans vos projets de transformation numérique en vous aidant à financer les équipements et les solutions technologiques nécessaires à votre activité.
Avec la location du matériel informatique de l’entreprise, vous gagnez en efficacité sur tous les plans – financiers et opérationnels – et donnez les moyens à vos collaborateurs de s’approprier les changements de process avec des outils performants.
Ce mode de financement IT préserve votre trésorerie, tandis que les services associés vous libèrent du temps tout en vous donnant davantage de visibilité sur le coût d’utilisation de vos appareils. Le choix de la location informatique avec Olinn est également guidé par des enjeux RSE afin d’assurer le recyclage et le reconditionnement des équipements après utilisation.
Pour la gestion de votre parc informatique, changez de modèle avec le paiement à l’usage et pilotez votre transformation numérique en toute sérénité.
