La dématérialisation des documents est une notion au cœur des préoccupations dans la majorité des entreprises. La digitalisation est un défi important à relever, qui comporte cependant des risques. Mais si la transition vers le numérique est bien effectuée, c’est tout le processus documentaire qui sera amélioré. Focus sur les actions à mettre en place et les pièges à éviter lors de la digitalisation des documents en interne.
Quelles étapes pour la digitalisation des documents ?
La transformation digitale est enclenchée depuis plusieurs années dans de nombreuses entreprises françaises. Une démarche encouragée par le Gouvernement, qui a imposé l’usage de la facture numérique, pour ne citer qu’elle, dans toutes les entreprises titulaires d’un marché public dès 2020. Toutefois, pour digitaliser correctement l’ensemble du processus documentaire, il convient de suivre plusieurs étapes clés et de s’équiper de matériel informatique de qualité.
Dématérialiser les documents
La première étape essentielle est de numériser les documents de l’entreprise. Pour cela, il convient d’effectuer un important travail de structuration en amont pour permettre d’identifier les documents, de les indexer et de les archiver facilement. Toute la rigueur mise en œuvre dans ce processus offrira une certaine sérénité à l’avenir.
Il conviendra d’identifier, par exemple :
- les types de documents ;
- les durées de conservation légales ;
- les droits d’accès aux informations les plus sensibles ou confidentielles.
Traiter et gérer les documents numérisés
La seconde étape dans le process de digitalisation des documents consiste à savoir traiter et gérer correctement vos documents. Pour cela, un logiciel permettant de piloter et superviser l’ensemble de votre processus peut être d’un précieux secours.
Savoir gérer les risques
La troisième étape, et non des moindres, est l’archivage de vos documents. Enjeu principal dans la transformation digitale, cet archivage permettra de garantir la conservation pérenne et sécurisée de vos documents.
Si vous décidez de faire appel à un prestataire extérieur pour l’archivage de vos documents numérisés, il conviendra de s’assurer que celui-ci est fiable. Par ailleurs, ce dernier doit s’appliquer à respecter les bonnes pratiques en matière d’archivage, notamment le respect de la durée de conservation des documents, leur classement et leur nomenclature, le choix des formats de conservation numérique, ou encore la traçabilité de l’ensemble des documents.
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Quels sont les risques liés au tout numérique ?
Les données occupent une place extrêmement importante pour les entreprises. Toutefois, leur gestion est particulièrement complexe. En effet, le mauvais traitement de ces données peut avoir des conséquences directes sur la réputation d’une entreprise, mais également un lourd impact financier. Par ailleurs, les cyberattaques et le vol de data constituent un risque supplémentaire lié à la digitalisation du processus documentaire.
Gérer le risque de la perte de données
Afin de diminuer au maximum les risques de perte de données lors de la digitalisation des documents, les entreprises peuvent avoir recours à plusieurs solutions :
- effectuer des mises à jour matérielles de façon prioritaire ;
- sensibiliser leur personnel ;
- mettre en place une politique de sauvegarde stricte et organisée ;
- confier l’administration informatique à des collaborateurs expérimentés, rigoureux et dont les connaissances sont régulièrement mises à jour.
Il est également possible de faire appel à un prestataire externe spécialisé dans la sauvegarde informatique. Se faisant, les données seront stockées dans un environnement dédié, afin d’éviter les sinistres et les intrusions. De plus, des sauvegardes sont régulièrement prévues et les données sont restituables à tout moment.
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Le risque de cyberattaque
Sans surprise, la dématérialisation des documents et le passage au tout numérique s'accompagnent de risques cyber. Ceux-ci peuvent être de quatre types différents, qui affectent directement ou indirectement les entreprises.
- La cybercriminalité
Ces attaques visent à obtenir des informations afin de les exploiter ou de les revendre. Cela peut être une attaque par hameçonnage (ou « phishing ») ou bien une attaque par rançongiciel (« ransomware »).
- L’atteinte à l’image
Dans ce cas précis, les pirates portent atteinte à l’image de l’entreprise en effectuant une attaque par déni de service (ddos). L’objectif est de rendre le site ou le service indisponible.
Il peut également s’agir d’une attaque par « défiguration » (« defacement »). Un type d’action généralement revendiqué par des « hacktivistes », à des fins politiques ou idéologiques.
Enfin, les pirates peuvent se donner pour mission de relever un défi technique, comme modifier l’apparence ou le contenu d’un site.
- L’espionnage
Des attaques peuvent être organisées à des fins d’espionnage, pour des raisons économiques ou scientifiques. Celles-ci peuvent avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. En effet, l’objectif du pirate est de maintenir son accès le plus longtemps possible afin de capter toute l’information stratégique de la structure, et de la réutiliser par la suite.
- Le sabotage
Le sabotage informatique est le fait de rendre inopérant le système d’information d’une organisation via une attaque informatique. Ce sabotage prend souvent l’apparence d’une « panne organisée », frappant tout ou partie des systèmes.
Pour éviter ces types de cyberattaque dans les entreprises, il convient de mettre en place des gestes sécuritaires et de former continuellement les collaborateurs travaillant dans le service informatique de votre société.
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